O primeiro e mais importante passo a ser dado na construção de um relacionamento através do e-mail marketing é a auditoria nos pontos de prospecção de cadastros.

Os pontos de prospecção são, por exemplo, os formulários em seu website, hotsites promocionais, websites de parceiros, dentre outros. Estes pontos precisam estar preparados, não somente para receber os dados, como também para validá-los.

A validação dos dados deve ser feita pela verificação da sintaxe do e-mail informado, confirmação da autorização do recebimento de mensagens e pelo double opt-in, que é o envio de um e-mail para confirmação. Desta forma, o cadastro somente é ativado quando o destinatário clicar na mensagem para confirmar a solicitação.

Abaixo listo alguns métodos aplicados por filtros anti-spam que estão relacionados à maneira como a prospecção de e-mails é realizada:

Spam trap

É um método utilizado como armadilha para aqueles que realizam spam. Administradores de grandes provedores criam endereços de e-mails "fantasmas", em que robôs monitoram as mensagens recebidas.

Como estes e-mails nunca serão double opt-in, pois não são endereços cadastrados em formulários de websites, todo e-mail marketing recebido será spam. Os e-mails identificados como spam são submetidos às regras específicas de cada provedor, podendo prejudicar a reputação do remetente e até colocá-lo em blacklist.

Quantidade de e-mails inválidos

É muito importante construir um mecanismo de verificação da digitação do e-mail nos formulários de cadastro e adotar o double opt-in. Estes dois processos evitam a inclusão de endereços inválidos e o cadastramento de e-mails não autorizados.

Os filtros de spam utilizam estatísticas de entrega para atribuir a reputação do remetente. O provedor UOL, por exemplo, bloqueia o servidor de envio que gerar mais de 10% de erros sobre a quantidade de e-mails processados (fonte: http://email.uol.com.br/postmaster). Outros provedores afirmam adicionar o endereço do remetente em blacklist, em situações como esta.

E-mails invativos

Existem ainda provedores que monitoram se seus e-mails são constantemente abertos pelos destinatários. Caso você tenha um percentual de abertura baixo e continue entregando mensagens para tais destinatários, há grandes chances de suas próximas mensagens serem direcionadas para a caixa de spam. Inclusive dos destinatários que costumam ler seus e-mails.

Procure criar uma rotina para desativar os e-mails que não abrem nem clicam em suas mensagens há mais de 90 dias. Naturalmente este prazo deve ser ajustado de acordo com a periodicidade de sua comunicação.